지식 운영¶

본 챕터는 좌측 사이드바 관리 설정 → 지식 운영 섹션의 화면들을 다룹니다. 이 섹션에서는 조직 전체 지식 컬렉션의 보존 정책(TTL) 을 관리하고, 사용자들이 문서를 올리고 접근한 이력 을 사용자 기준으로 조회합니다.

컬렉션 자체의 생성·문서 업로드·임베딩 작업은 사용자 매뉴얼의 지식 관리 챕터를 참고하세요. 본 챕터는 관리자가 조직 전체를 정책·이력 관점 에서 일괄 운영·감사하는 화면입니다.

사이드바 구성¶

좌측 사이드바 지식 운영 아래에 다음 3개 메뉴가 표시됩니다.

사이드바 메뉴	역할	본 챕터 절
지식 컬렉션 관리	TTL 보존 정책 + 컬렉션 업로드 이력	지식 컬렉션 관리
파일 저장소 관리	전체 사용자의 파일 저장소 업로드 이력	파일 저장소 관리
DB 컬렉션 관리	전체 사용자의 DB 연동 접근 이력	DB 컬렉션 관리

지식 컬렉션 관리¶

좌측 메뉴 관리 설정 → 지식 운영 → 지식 컬렉션 관리 를 선택합니다. 화면 상단에 TTL 정책 과 업로드 이력 두 개의 탭이 있습니다.

TTL 정책 탭¶

조직 전체 컬렉션에 일괄 적용되는 보존 정책을 설정합니다.

항목	기본값	설명
최대 TTL (일)	`90`	일반 사용자가 지정할 수 있는 컬렉션 최대 만료 기간
기본 TTL (일)	`30`	컬렉션 생성 시 UI에서 제안되는 기본 만료 기간
휴지통 유예 기간 (일)	`14`	만료 → 영구 삭제까지의 대기 기간 (복구 가능 구간)

설정 변경 후 신규 컬렉션부터 적용되며, 기존 컬렉션의 만료일은 변경되지 않습니다. 일괄 재적용이 필요하면 별도 배치를 통해 진행하세요.

탭 하단의 전체 컬렉션 표에서는 조직 내 모든 컬렉션을 행 단위로 확인하고, 각 컬렉션을 영구 보관 으로 지정할 수 있습니다. 영구 보관 을 켜면 해당 컬렉션은 TTL 정책의 영향을 받지 않고 무기한 유지되므로, 책임자 승인 이후에만 부여하기를 권장합니다.

업로드 이력 탭¶

업로드 이력 탭을 선택하면 전체 사용자가 지식 컬렉션에 문서를 업로드한 이력을 사용자 기준으로 조회할 수 있습니다. 어떤 사용자가 언제 어떤 파일을 어느 컬렉션에 올렸고, 임베딩 처리가 성공했는지 한 화면에서 확인합니다.

상단의 검색창에 파일명 · 컬렉션 · 사용자 로 검색하고, 상태 필터(전체 / 완료 / 실패 / 처리중 / 대기 / 취소)로 좁힐 수 있습니다. Excel 다운로드 버튼으로 조회 결과를 내려받을 수 있으며, 다운로드 옵션에서 상태·검색어·시작/종료 날짜를 지정합니다.

열	표시 내용
사용자	업로드한 사용자 계정
파일명	업로드된 원본 파일명
컬렉션	대상 컬렉션
상태	완료 / 실패 / 처리중 / 대기 / 취소
파일 크기	원본 파일 크기
청크	생성된 청크 수
소요 시간	임베딩 처리에 걸린 시간
일시	업로드 일시

행을 클릭하면 아래로 상세 패널 이 펼쳐져, 목록에는 없는 처리 세부 정보를 확인할 수 있습니다.

상세 항목	설명
사용자 계정 · 세션 ID	업로드 주체와 세션 식별자
파일 형식 · 컬렉션(실제명)	파일 유형과 컬렉션 내부명
청크 크기 · 오버랩 · 청킹 전략	문서 분할 설정
청크(전체/처리)	전체 청크 대비 처리된 청크 수
기본 메타데이터 · 강제 청킹 · 온톨로지 그래프	업로드 시 적용된 처리 옵션
저장 암호화	저장 시 암호화 적용 여부
재시도	처리 재시도 횟수
중복 업로드	동일 파일 여부 (동일 파일이면 실제 업로드를 건너뜀)
시작 시각 · 종료 시각 · 디렉토리	처리 구간과 저장 경로

파일 저장소 관리¶

좌측 메뉴 관리 설정 → 지식 운영 → 파일 저장소 관리 를 선택합니다. 전체 사용자의 파일 저장소 업로드 이력 을 조회하는 화면입니다. 컬렉션과 별개로, 파일 저장소(스토리지)에 올린 파일을 사용자·폴더 기준으로 확인합니다.

상단에서 스토리지 · 파일명 · 폴더 로 검색하고 사용자 로 별도 검색할 수 있으며, 상태 필터(전체 / 완료 / 실패 / 처리중 / 대기 / 취소)와 Excel 다운로드 를 지원합니다.

열	표시 내용
사용자	업로드한 사용자 계정
파일명	업로드된 원본 파일명
스토리지	대상 스토리지
폴더 경로	저장된 폴더 경로
상태	완료 / 실패 / 처리중 / 대기 / 취소
파일 크기	원본 파일 크기
소요 시간	처리에 걸린 시간
일시	업로드 일시

행을 클릭하면 해당 업로드의 상세 패널이 펼쳐집니다.

DB 컬렉션 관리¶

좌측 메뉴 관리 설정 → 지식 운영 → DB 컬렉션 관리 를 선택합니다. 전체 사용자의 DB 컬렉션(DB 연동) 접근 이력 을 조회하는 화면입니다. 사용자가 연동된 데이터베이스에 어떤 작업으로 접근했는지 감사 목적으로 확인합니다.

상단에서 메시지 · 작업 · 사용자 로 검색하고, 상태 필터(전체 / 성공 / 정보 / 경고 / 오류)와 Excel 다운로드 를 지원합니다.

열	표시 내용
사용자	접근한 사용자 계정
작업	수행한 작업 유형
엔드포인트	접근 대상 엔드포인트
상태	성공 / 정보 / 경고 / 오류
메시지	처리 결과 메시지
일시	접근 일시

행을 클릭하면 해당 접근의 상세 패널이 펼쳐집니다.

Agent 단위 데이터 접근 이력과의 차이

본 화면은 사용자 기준 으로 파일·DB 접근 이력을 봅니다. 반면 특정 에이전트가 실행 중 어떤 데이터에 접근했는지 를 보려면 AI 서비스 변경 이력 의 Agent 상세 데이터 접근정보 탭을 사용합니다. 사용자 관점이면 본 화면을, 에이전트 관점이면 거버넌스 화면을 사용하세요.

운영 권장사항¶

TTL 정책 한 번 정하고 반기 단위 검토 — 너무 짧으면 사용자가 자주 재업로드 (운영 부담↑), 너무 길면 디스크 비용 증가. 보통 30~90일.
휴지통 유예 ≥ 7일 — 사용자 실수로 만료된 컬렉션 복구 여지 확보.
영구 보관은 책임자 승인 후에만 — 무분별한 영구 보관은 TTL 정책 자체를 무력화. 신청·검토 흐름 권장.
업로드·접근 이력은 정기 감사에 활용 — 업로드·접근 이력을 월 단위로 검토해 비정상 대량 업로드나 실패 반복 사용자를 식별하고, 필요 시 Excel 로 내려받아 보고에 활용합니다.
실패 상태 모니터링 — 특정 사용자·컬렉션에 실패가 반복되면 임베딩 설정이나 파일 형식 문제일 수 있으므로 상세 패널의 처리 옵션을 확인합니다.
소유자 부재 컬렉션 처리 — 소유자가 비활성화된 컬렉션은 별도 인계 / 영구 삭제 정책을 정의.

문의¶

지식 운영 화면 관련 문의는 Xgen 솔루션 관리자에게 문의해 주세요.